Pojęcie faktur elektronicznych w polskim porządku prawnym oraz obrocie gospodarczym obecne jest od ponad dziesięciu lat.
Faktury elektroniczne – podstawa prawna
Pojęcie faktury elektronicznej w polskim porządku prawnym pojawiło się w 2005 roku, kiedy to Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur ustawodawca określił zasady ich wystawiania, przechowywania i wysyłania. Doprecyzowaniem tych reguł była jednak dopiero Ustawa z dnia 7 lutego 2014 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
W myśl obowiązujących przepisów e-faktura, która zrównana jest z fakturą w wersji papierowej, to faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Dowolność, którą ustawodawca pozostawił wystawcy faktury online, powoduje, że faktury elektroniczne przyjmują format komunikatu XML, dokumentu PDF, JPG lub innych.
E-faktury ustrukturyzowane
Należy podkreślić, że z dniem 1 stycznia 2022 roku wejdą w życie przepisy nowelizujące Ustawę o podatku od towarów usług, które wprowadzają do porządku prawnego pojęcie faktury ustrukturyzowanej. Zdefiniowana jest ona jako faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie.
Elektroniczna faktura ustrukturyzowana udostępniana i otrzymywana jest także za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur, przy czym jej otrzymywanie odbiorca musi zaakceptować. Jeżeli odbiorca nie wyrazi takiej zgody, faktura ustrukturyzowana nadal może zostać wystawiona, ale wysłana musi zostać w uzgodnionej z nim postaci.
Cechy faktury online
Obowiązkiem podatnika wystawiającego faktury elektroniczne jest zapewnienie im autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Możliwe jest to za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, ustalających wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawcą towarów lub świadczeniem usług. Ustawodawca po raz kolejny pozostawił zatem swobodę wyboru sposobu zapewnienia fakturze tych cech podatnikowi.
Należy jednak podkreślić, że w odniesieniu do e-faktur poza wykorzystaniem kontroli biznesowych autentyczność i integralność faktury zapewnione są także w razie wykorzystania przez podatnika kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych tzw. EDI.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to elektroniczny podpis, który posiada moc prawną taką, jak podpis własnoręczny. Poświadczony jest on specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, dzięki któremu możliwa jest weryfikacja osoby, która się nim posługuje. Podpis kwalifikowany można kupić u jednego z certyfikowanych dostawców, których lista udostępniona jest na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.
Elektroniczna wymiana danych tzw. EDI to zaś automatyczna wymiana dokumentów i danych w postaci komunikatu elektronicznego. Następuje ona pomiędzy systemami komputerowymi partnerów, a nie pomiędzy osobami – jej podstawowym założeniem jest bowiem wyeliminowanie czynnika ludzkiego. Wdrożenie systemu EDI do firmy może nastąpić poprzez samodzielne przygotowanie wytycznych i napisanie lub zlecenie napisania oprogramowania. Drugim rozwiązaniem jest zaś skorzystanie z oferty operatorów systemu. Jednym z nim jest firma EDISON S.A. (edison.pl), która jako jedna z pierwszych proponowała swoje usługi klientom na rynku polskim. Zindywidualizowanie oferty i zoptymalizowanie jej do potrzeb klientów powoduje, że implementacja systemu EDI może przynieść firmie szereg korzyści, nie tylko związanych z wystawianiem czy wysyłaniem faktur online.
